Als je je financiële administratie netjes bewaart, kun je alles makkelijk terugvinden. Bewaar je je documenten digitaal of op papier? Hoelang moet je wat bewaren? Dit stappenplan helpt om een administratie op te zetten.
Stappenplan administratie
1. Bewaren: digitaal of op papier?
Kies er eerst voor of je de documenten in je administratie digitaal wil bewaren of op papier. Een duidelijk systeem geeft overzicht. Zorg ervoor dat je alles op 1 plek bewaart, dan kun je makkelijker vinden wat je nodig hebt.
Kies je ervoor om alles online te bewaren? Op je computer in mapjes, in je mailbox of in de cloud? Of heb je liever een papieren administratie, zoals een map met tabbladen? De voor- en nadelen van beide systemen staan op een rijtje in dit document.
Bewaar de gegevens over hetzelfde onderwerp bij elkaar. En zorg in ieder geval dat je weet wat je op welke plek bewaart. De Nibud Bewaarwijzer kan hierbij helpen.
2. Digitale administratie
Maak op je computer een hoofdmap ‘Administratie’ aan met daarin submapjes. Bijvoorbeeld voor alle inkomsten, huur/hypotheek, verzekeringen, energie, abonnementen enzovoorts. Je kunt ook mapjes in je mailbox aanmaken. Veel documenten krijg je al per mail toegestuurd.
Tip: Het is handig om dezelfde namen te gebruiken voor de mapjes in de e-mail en op de computer. Bijvoorbeeld ‘Belasting’ en daaronder de submapjes wegenbelasting, inkomstenbelasting enzovoorts. Dat voorkomt verwarring.
Brieven die je per post krijgt (bijvoorbeeld verzekeringspolissen) kun je inscannen of je kunt er een foto van maken. Daarna zet je die in de juiste map. Download documenten vanuit de mijn-omgeving en zet die ook in de juiste map.
3. Papieren administratie
Als je ervoor kiest om belangrijke papieren en post te bewaren in een ordner of map, gebruik dan verschillende tabbladen. Bijvoorbeeld voor de vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften of garantiebewijzen.
Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die je al betaald hebt en rekeningen die je nog moet betalen. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en ook in deze map bewaren.
Tips:
- Als je de jaarafrekeningen van de energie bewaart, kun je de kosten over meerdere jaren vergelijken.
- Sommige belangrijke papieren moet je verplicht een aantal jaren bewaren. In de Nibud Tabbladenset staat per onderwerp vermeld hoe lang dit is.
Bestel de Nibud Tabbladenset in de webwinkel.
4. Gezamenlijke administratie
Steeds meer contracten of accounts zijn op persoonlijke naam. Partners hebben bijvoorbeeld ook een eigen bankrekening naast een gezamenlijke rekening. Of een eigen ziektekostenverzekering of telefoonabonnement.
Voor het overzicht in de administratie is het belangrijk dat je van elkaar weet waar de belangrijke documenten zijn. Zorg daarom dat beide partners toegang hebben tot alle (gezamenlijke) documenten. Bijvoorbeeld door alle administratie op een gezamenlijk e-mailadres binnen te laten komen.
Lees hier meer over hoe je samen geldzaken regelt.
5. Beheren van mijn-omgevingen
Om bij je gegevens te komen, moet je vaak inloggen in de persoonlijke omgeving van een organisatie. Er zijn veel van dit soort mijn-omgevingen. Bijvoorbeeld bij je bank, de overheid, je energiemaatschappij, DUO en je telefoonprovider.
Bij de websites van de overheid en van bijvoorbeeld zorgverzekeraars log je in met een DigiD. Het is dan ook handig om een DigiD aan te vragen als je die nog niet hebt.
Meldingen van mijn-omgevingen instellen
Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, kunnen berichten sturen als er een nieuw bericht voor je klaarstaat of als je iets moet doen. Dit is heel handig, zo vergeet je niets. Je moet wel eerst de Berichtenbox activeren om deze meldingen te ontvangen.
Geef bij het aanvragen van je DigiD je e-mailadres door en activeer de meldingen. Heb je al een DigiD, maar de meldingen nog niet ingesteld? Ga dan naar mijn.overheid.nl en log in met je DigiD. Je kunt bij de instellingen alsnog je e-mailadres doorgeven en aangeven dat je een melding wilt krijgen van nieuwe berichten.
Doe dit ook voor alle andere mijn-omgevingen, zoals de zorgverzekering en het energiebedrijf. Lees de berichten die je op deze manier ontvangt altijd meteen. Dan mis je geen belangrijke informatie.
6. Veilig bewaren
Doordat je op veel verschillende plekken moet inloggen met e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes, is het belangrijk dat je deze gegevens veilig opbergt en op een vaste plek bewaart.
De veiligste optie is om dit te doen in een online wachtwoordenkluis. Veilige wachtwoorden kun je laten maken door een online wachtwoordentool. Bedenk ook goed welke gegevens je met wie wilt delen en voorkom dat anderen makkelijk bij jouw gegevens komen. Het is wel belangrijk dat iemand bij je documenten kan, mocht jou iets overkomen.
Tips:
- Zie ook de gratis factsheet van de Rijksoverheid: Gebruik tweefactorauthenticatie (pdf)
- Lees meer over de wachtwoordenkluis KeePass bij de Consumentenbond
7. Dagelijks je post openen
Maak e-mails en post die je ontvangt elke dag open. Dit geldt ook voor de berichten in mijn-omgevingen. Bepaal meteen wat je ermee wilt doen: betalen, controleren, reageren, bewaren of weggooien.
Je kunt je e-mail ook in 2 stappen bijhouden. Verwijder meteen de berichten waar je niets mee hoeft te doen en maak een mapje voor nog te verwerken e-mails. Daar plaats je berichten waar je op een later moment nog naar gaat kijken. Papieren post kun je in een bakje leggen. Plan dan een vast wekelijks moment om naar je post te kijken.
Administratie bijhouden
Nu je je administratie hebt opgezet, is het belangrijk om je administratie goed en regelmatig bij te houden. Het Stappenplan Administratie bijhouden helpt je daarbij.