Direct naar content

Stappenplan administratie opzetten en bijhouden

Stappenplan

Als je je financiële administratie netjes bewaart, kun je alles makkelijk terugvinden. Bewaar je je documenten digitaal of op papier? Hoe lang moet je wat bewaren? Dit stappenplan helpt om een administratie op te zetten en bij te houden. 

Stap 1 tot en met 7 beschrijven het opzetten van een goede administratie. Stap 8 tot en met 10 beschrijven hoe je het bijhoudt. Bekijk ook deze video over het geordend bewaren van je administratie.  

1. Bewaren: digitaal of op papier? 

Kies er eerst voor of je de documenten in je administratie digitaal wil bewaren of op papier. Een duidelijk systeem geeft overzicht. Zorg ervoor dat je alles op één plek bewaart, dan kun je makkelijker vinden wat je nodig hebt.  

Kies je voor een papieren administratie, zoals een map met tabbladen? Of online: op je computer, in de mail of op het internet? De voor- en nadelen van beide systemen staan op een rijtje in dit document.  

Bewaar de gegevens over hetzelfde over hetzelfde onderwerp bij elkaar. En zorg in ieder geval dat je weet wat je op welke plek bewaart. De Nibud Bewaarwijzer kan hierbij helpen.  

2. Digitale administratie 

Maak op je computer een hoofdmap ‘Administratie’ aan met daarin submapjes. Bijvoorbeeld voor alle inkomsten, huur/hypotheek, verzekeringen, energie, abonnementen enzovoorts. Je kunt ook mapjes in je e-mailbox aanmaken. Veel documenten krijg je al per mail toegestuurd.  

Tip: Het is handig om dezelfde namen te gebruiken voor de mapjes in de e-mail en op de computer. Bijvoorbeeld ‘Belasting’ en daaronder de submapjes wegenbelasting, inkomstenbelasting enzovoorts. Dat voorkomt verwarring. 

Brieven die je per post krijgt (bijvoorbeeld verzekeringspolissen) kun je inscannen of je kunt er een foto van maken. Daarna zet je die in de juiste map. Download documenten vanuit de mijn-omgeving en zet die ook in de juiste map. 

3. Papieren administratie 

Als je ervoor kiest om belangrijke papieren en post te bewaren in een ordner of map, gebruik dan verschillende tabbladen. Bijvoorbeeld voor de vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften of garantiebewijzen.  

Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die al betaald zijn en rekeningen die nog betaald moeten worden. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kun je printen en ook in deze map bewaren.  

Tips:  

  • Als je de jaarafrekeningen van de energie bewaart, kun je die over meerdere jaren vergelijken.  
  • Sommige belangrijke papieren moet je verplicht een aantal jaren bewaren. In de Nibud-tabbladenset staat per onderwerp vermeld hoe lang dit is. 

Bestel de Nibud Tabbladenset in de webwinkel.

4. Gezamenlijke administratie 

Steeds meer contracten of accounts zijn op persoonlijke naam. Partners hebben bijvoorbeeld ook een eigen rekening naast een gezamenlijke rekening. Of een eigen ziektekostenverzekering of telefoonabonnement.  

Voor het overzicht in de administratie is het belangrijk dat je van elkaar weet waar de belangrijke documenten zijn. Zorg daarom dat beide partners toegang hebben tot alle (gezamenlijke) documenten. Bijvoorbeeld door alle administratie op een gezamenlijk e-mailadres binnen te laten komen.  

Lees hier meer over hoe je samen geldzaken regelt.  

5. Beheren van mijn-omgevingen 

Om bij je gegevens te komen, moet je vaak inloggen in de persoonlijke omgeving van een organisatie. Er zijn veel van dat soort mijn-omgevingen. Bijvoorbeeld bij je bank, de overheid, energiemaatschappijen, DUO en je telefoonprovider.  

Bij de websites van de overheid en in de zorg log je in via een zogenaamde DigiD. Het is dan ook handig om een DigiD aan te vragen als je die nog niet hebt.  

Meldingen van mijn-omgevingen instellen 

Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, kunnen berichten sturen als er een nieuw bericht voor je klaarstaat of als je iets moet doen. Dit is heel handig, zo vergeet je niets. Je moet wel eerst de Berichtenbox activeren om deze meldingen te ontvangen.  

Geef bij het aanvragen van je DigiD je e-mailadres door en activeer de meldingen. Heb je al een DigiD, maar de meldingen nog niet ingesteld? Ga dan naar mijn.overheid.nl en log in met je DigiD. Je kunt bij de instellingen alsnog je e-mailadres doorgeven en aangeven dat je een melding wilt krijgen van nieuwe berichten.  

Doe dit ook voor alle andere mijn-omgevingen, zoals de zorgverzekering en het energiebedrijf. Lees de berichten die je op deze manier ontvangt altijd meteen. Dan mis je geen belangrijke informatie. 

6. Veilig bewaren 

Doordat je op veel verschillende plekken moet inloggen met e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes, is het belangrijk dat je deze gegevens veilig opbergt en op een vaste plek bewaart.  

De veiligste optie is om dit te doen in een online wachtwoordenkluis. Veilige wachtwoorden kun je laten maken door een online wachtwoordentool. Bedenk ook goed welke gegevens je met wie wilt delen en voorkom dat anderen makkelijk bij jouw gegevens komen. Het is wel belangrijk dat iemand bij je documenten kan, mocht jou iets overkomen.  

Tips:  

7. Dagelijks je post openen 

Maak e-mails en post die je ontvangt elke dag open. Dit geldt ook voor de berichten in mijn-omgevingen. Bepaal meteen wat je ermee wilt doen: betalen, controleren, reageren, bewaren van belangrijke documenten en gegevens of weggooien.  

Je kunt je e-mail ook in twee stappen bijhouden. Verwijder meteen de berichten waar je niets mee hoeft te doen en maak een mapje voor nog te verwerken e-mails. Daar plaats je berichten waar je op een later moment nog naar gaat kijken. Papieren post kun je in een bakje leggen. Plan dan een vast wekelijks moment om naar je post te kijken.  

8. Wekelijks administratie bijhouden 

Plan een vast moment in de week om je administratie bij te werken. En zet het in je agenda zodat je het niet vergeet. Bijwerken doe je in drie stappen: 

Rekeningen betalen 

Rekeningen moet je voor een bepaalde datum betalen. Te laat betalen kost vaak geld. Als je online je bankzaken regelt, kun je de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Dan hoef je daar niet meer naar om te kijken.  

Regel je je geldzaken niet digitaal en hoeft een rekening niet meteen betaald te worden? Bewaar deze dan in een mapje ‘nog te betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan. Kijk iedere keer als je de administratie doet of je nog rekeningen moet betalen.  

Controleren bankrekening 

Controleer als eerste de (automatische) afschrijvingen. Zijn de betalingen goed verwerkt en kloppen de bedragen? Check ook of je alle inkomsten hebt ontvangen. Zijn de toeslagen overgemaakt? En je salaris? Klopt het bedrag dat je van de webwinkel hebt ontvangen voor het terugsturen van spullen?  

Afhankelijk van wat je zelf fijn vindt, kun je nog verder gaan met controleren. Je kunt bijvoorbeeld ook nagaan hoeveel eigen risico je al hebt gebruikt voor je zorgverzekering. Of je nog voldoende saldo op je ov-kaart hebt staan. En misschien zijn er nog declaraties die je in kunt leveren bij je werkgever.  

Documenten bewaren 

Bewaar belangrijke documenten in je administratie in de juiste map of achter de juiste tabbladen. Zo raak je niets kwijt. Belangrijke documenten zijn:  

  • Hypotheekpapieren, jaaroverzichten, pensioengegevens 
  • Loonstrookjes of uitkeringsgegevens 
  • Belastingpapieren 
  • Verzekeringspolissen 
  • Testament 
  • Contracten van abonnementen 
  • Rekeningen 
  • Garantiebewijzen 

Tip: Gegevens die relevant zijn voor de inkomstenbelasting, zoals hypotheekgegevens, zorgkosten en studiekosten, moet je in ieder geval vijf jaar lang bewaren.  

9. Maandelijks bijzonderheden doornemen 

Neem elke maand de tijd om na te gaan of er bijzonderheden zijn in je financiën. Kijk terug op de afgelopen maand en kijk vooruit naar de komende maand. Als je een partner hebt, doe dit dan samen. 

Let bijvoorbeeld op:  

  • Wat is het banksaldo? 
  • Hoe gaat het met eventuele spaardoelen? 
  • Wie doet welke betalingen? 
  • Staan er grote uitgaven op de planning? Moet de auto naar de APK? Of ga je een vakantie boeken? Pak eventueel de ingevulde jaarbegroting erbij om te kijken of er een duurdere of goedkopere maand aankomt. 

Zo kun je voorkomen dat je voor vervelende financiële verrassingen komt te staan. Dat je een rekening over het hoofd ziet en een betalingsachterstand krijgt, of in het rood komt te staan. 

10. Jaarlijks grondig opruimen 

Om alles overzichtelijk te houden, is het een goed idee om jaarlijks de administratie goed op te ruimen. De maand maart is een goed moment. Dan moet je toch al veel informatie opzoeken voor de jaarlijkse belastingaangifte.  

Je hoeft niet alles eindeloos te bewaren. Gooi dus tijdens de jaarlijkse schoonmaak weg wat je niet meer nodig hebt. Bijvoorbeeld: 

  • Na 1 jaar: verzekeringspolissen die verlopen zijn 
  • Na 2 jaar: salaris- en uitkeringsstrookjes 
  • Na 3 jaar: de jaarafrekeningen van energiebedrijven 
  • Na 5 jaar: de belastingaangifte, definitieve aanslagen over toeslagen, pensioenoverzichten, jaaroverzichten van werk en uitkeringen 

Deze schoonmaak is ook een goed moment om door alle verzekeringen en abonnementen te lopen. Zijn ze allemaal nog nodig? Maak je er echt gebruik van? Kan het ergens anders goedkoper? 

Liever in beeld uitgelegd krijgen hoe dit stappenplan werkt? Bekijk dan de video hieronder. 

Deze content is beschikbaar na het accepteren van de cookies.