Dit stappenplan helpt je met het bijhouden van je administratie. Als je alles makkelijk kunt terugvinden en goed bijhoudt heb je controle over je financiële administratie en minder kans op geldproblemen.
Voordat je begint met het bijhouden van je administratie, is het belangrijk om je adminsitratie goed op te zetten. Het Stappenplan Administratie opzetten helpt je daarbij.
Op deze pagina
1. Wekelijks administratie bijhouden
Plan een vast moment in de week om je administratie bij te werken. En zet het in je agenda zodat je het niet vergeet. Bijwerken doe je in drie stappen:
Rekeningen betalen
Rekeningen moet je voor een bepaalde datum betalen. Te laat betalen kost vaak geld. Als je online je bankzaken regelt, kun je de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Dan hoef je daar niet meer naar om te kijken.
Regel je je geldzaken niet digitaal en hoeft een rekening niet meteen betaald te worden? Bewaar deze dan in een mapje ‘nog te betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan. Kijk iedere keer als je de administratie doet of je nog rekeningen moet betalen.
Controleren bankrekening
Controleer als eerste de (automatische) afschrijvingen. Zijn de betalingen goed verwerkt en kloppen de bedragen? Check ook of je alle inkomsten hebt ontvangen. Zijn de toeslagen overgemaakt? En je salaris? Klopt het bedrag dat je van de (web)winkel hebt ontvangen voor het terugsturen van spullen?
Afhankelijk van wat je zelf fijn vindt, kun je nog verder gaan met controleren. Je kunt bijvoorbeeld ook nagaan hoeveel eigen risico je al hebt gebruikt voor je zorgverzekering. En misschien zijn er nog declaraties die je in kunt leveren bij je werkgever.
Documenten bewaren
Bewaar belangrijke documenten in je administratie in de juiste map of achter de juiste tabbladen. Zo raak je niets kwijt. Belangrijke documenten zijn:
- Hypotheekpapieren, jaaroverzichten, pensioengegevens
- Loonstrookjes of uitkeringsgegevens
- Belastingpapieren
- Verzekeringspolissen
- Testament
- Contracten van abonnementen
- Rekeningen
- Garantiebewijzen
Tip: Gegevens die relevant zijn voor de inkomstenbelasting, zoals hypotheekgegevens en zorgkosten, moet je in ieder geval vijf jaar lang bewaren.
2. Maandelijks bijzonderheden doornemen
Neem elke maand de tijd om na te gaan of er bijzonderheden zijn in je financiën. Kijk terug op de afgelopen maand en kijk vooruit naar de komende maand. Als je een partner hebt, doe dit dan samen.
Let bijvoorbeeld op:
- Wat is het banksaldo?
- Hoe gaat het met eventuele spaardoelen?
- Wie doet welke betalingen?
- Staan er grote uitgaven op de planning? Moet de auto naar de APK? Of ga je een vakantie boeken? Pak eventueel de ingevulde jaarbegroting erbij om te kijken of er een duurdere of goedkopere maand aankomt.
Zo kun je voorkomen dat je voor vervelende financiële verrassingen komt te staan. Dat je een rekening over het hoofd ziet en een betalingsachterstand krijgt, of in het rood komt te staan.
3. Jaarlijks grondig opruimen
Om alles overzichtelijk te houden, is het een goed idee om jaarlijks de administratie goed op te ruimen. De maand maart is een goed moment. Dan moet je toch al veel informatie opzoeken voor de jaarlijkse belastingaangifte.
Je hoeft niet alles eindeloos te bewaren. Gooi dus tijdens de jaarlijkse schoonmaak weg wat je niet meer nodig hebt. Bijvoorbeeld:
- Na 1 jaar: verzekeringspolissen die verlopen zijn
- Na 2 jaar: salaris- en uitkeringsstrookjes
- Na 3 jaar: de jaarafrekeningen van energiebedrijven
- Na 5 jaar: de belastingaangifte, definitieve aanslagen over toeslagen, pensioenoverzichten, jaaroverzichten van werk en uitkeringen
Deze schoonmaak is ook een goed moment om door alle verzekeringen en abonnementen te lopen. Zijn ze allemaal nog nodig? Maak je er echt gebruik van? Kan het ergens anders goedkoper?
Liever in beeld uitgelegd krijgen hoe dit stappenplan werkt? Bekijk dan de video hieronder.