Zelfstandig ondernemer

Het is belangrijk om uw zakelijke- en uw privégeldzaken goed te scheiden. Doet u dat niet, dan verliest u gemakkelijk het overzicht. Ook ontstaan er misschien fouten bij uw belastingaangifte.

• Open een aparte betaalrekening voor uw eigen bedrijf.
• Zorg dat al uw zakelijke inkomsten op uw zakelijke bankrekening worden gestort. Doe vanaf deze rekening alleen uitgaven voor uw onderneming.

• Stort maandelijks een vast bedrag (uw salaris) op uw privérekening. Vanaf uw privérekening betaalt u de boodschappen, vaste lasten en andere privé-uitgaven.

Zorg dat de administratie ook gescheiden is. Bewaar belangrijke documenten van uw onderneming apart van de administratie van uw huishouden. Door een gescheiden administratie houdt u overzicht over uw zakelijke uitgaven en privé bestedingen.

• In de administratie van uw onderneming zit bijvoorbeeld uw ondernemingsplan en contracten en overeenkomsten met leveranciers.
• In de administratie van uw huishouden zitten bijvoorbeeld de abonnementen, overeenkomsten met een telecommaatschappij, verzekeringsmaatschappij en/of bank.

U heeft een goede boekhouding nodig om overzicht te houden en belastingaangifte te kunnen doen. Zorg dat u elk kwartaal weet wat uw omzet is, en wat uw zakelijke kosten zijn. En hoe u er financieel voorstaat. Een geordende administratie helpt bij dat overzicht.

Hoe beter uw administratie op orde is, hoe beter u weet hoe uw bedrijf er (financieel) voor staat. Met onderstaande tips blijft u bij met uw administratie.

• Prik een vast maandelijks moment in uw agenda waarop u de administratie bijwerkt. Dan maakt u uw facturen en stuurt u ze op. Ook kijkt u naar uw uitgaven en doet u de betalingen
• Lees uw post, documenten, brieven en e-mails
• Controleer minimaal 1x per week uw banksaldi en alle bij- en afschrijvingen. Betaal rekeningen op tijd met vooraf inplannen of maak een reminder in uw agenda
• Bewaar contracten, overeenkomsten, garantiebewijzen, polissen en uw overzicht van inkomsten en uitgaven in een ordner met tabbladen. Bewaar deze ook digitaal
• Maak voor elk kalenderjaar een nieuwe ordner en/of map op uw computer. U bent verplicht uw administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet u minimaal 10 jaar bewaren
• Gebruik op uw computer dezelfde rubrieken (mappen) als in de papieren ordner
• Maak een regelmatige back-up van uw computerbestanden en administratie op een externe harde schijf. Of kies voor een beveiligde opslagfaciliteit ‘in the cloud’. Dan raken de datagegevens nooit kwijt en u kunt er 24/7 op elke plek van de wereld bij
• Spreek met uw partner af wie de administratie doet en waar deze alles bewaart, dan kan de ander de documenten terugvinden als dat nodig is

Zorg ook dat u facturen op tijd betaalt. Factureert u eens per maand? Stuur de rekening dan op de eerste van de volgende maand. Bent u klaar met de opdracht? Maak dan meteen die dag de factuur.

Bekijk de video van KvK: hoe u inzicht krijgt in uw financiën.

Als zelfstandige heeft u te maken met risico’s die grote gevolgen kunnen hebben. Bijvoorbeeld:

• U heeft een zakelijk conflict met één van uw klanten of leveranciers
• U wordt aansprakelijk gesteld voor schade, omdat er iets kapot is gegaan of omdat iemand gewond is geraakt
• Er ontstaat brand of er is een inbraak in uw bedrijfspand

Vaak bent u privé verzekerd voor deze zaken. Deze verzekeringen gelden alleen niet voor uw eigen onderneming of uw zakelijke activiteiten. Sluit daarom hiervoor aparte, zakelijke verzekeringen af, zoals een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering of een rechtsbijstandverzekering.

Daarnaast kunt u risico’s beperken door algemene voorwaarden op te stellen.

Voor belastingen en bijdrage Zvw

Bent u in loondienst, dan betaalt u de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) via uw werkgever. Als zzp’er betaalt u deze bijdrage 1x per jaar zelf. Ook betaalt u als zzp’er de inkomstenbelasting 1x per jaar.

Zet daarom een derde van uw winst opzij op een spaarrekening. Hiervan kunt u de inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) betalen als u belastingaangifte heeft gedaan. Werkt u daarnaast nog in loondienst? Of heeft u nog andere inkomsten? Dan is het aan te raden om de helft van uw winst opzij te zetten.

Betaalt u de inkomstenbelasting en bijdrage Zvw liever maandelijks? Vraag dan een voorlopige aanslag aan bij de Belastingdienst. Als aan het einde van het kalenderjaar blijkt dat u te veel heeft betaald, dan krijgt u het te veel betaalde bedrag terug van de Belastingdienst. Dit is vaak een paar maanden nadat u de aangifte inkomstenbelasting heeft opgestuurd.

Voor periodes met minder inkomsten

Omdat uw inkomsten als ondernemer elke maand verschillen, is het belangrijk om te weten hoeveel geld u elke maand minimaal nodig heeft voor de vaste lasten en noodzakelijke uitgaven. Heeft u meer inkomsten? Zet die dan opzij voor periodes met minder inkomsten. Heeft u een maand minder dan nodig? Dan kunt u het geld gebruiken dat op een aparte (spaar)rekening heeft gezet, gebruiken.
Maak gebruik van het stappenplan ‘omgaan met wisselende inkomsten’.

Als u als zelfstandige niets zelf regelt voor uw pensioen, ontvangt u AOW plus het pensioen dat u heeft opgebouwd bij pensioenfondsen en -verzekeraars via uw (oud)werkgevers. Op mijnpensioenoverzicht ziet u hoeveel u naar verwachting krijgt als u met pensioen gaat.

Wilt u geld opzij gaan zetten voor uw pensioen? Dan zijn er verschillende mogelijkheden. Bijvoorbeeld:

• Bent u op dit moment nog in loondienst, ga dan door met pensioen opbouwen via de pensioenregeling van uw (oud)werkgever. Vraag bij uw pensioenfonds na of dit kan en wat de kosten hiervan zijn
• Sluit een lijfrenteverzekering af of open een bankspaarrekening voor uw pensioen

Let op! Er zijn een aantal beroepen en twee sectoren waarin u als zelfstandige verplicht deelneemt aan de pensioenregeling die daarvoor geldt.

Lees via het Nibud meer over het zelf opbouwen van pensioen.

U kunt ook kijken of u uw uitgaven na uw pensioen kunt verminderen, bijvoorbeeld door de hypotheek eerer af te lossen.

Hoe lang kunt u rondkomen als u tijdelijk geen inkomsten uit uw (toekomstige) onderneming zou hebben?