Administratie overzichtelijk bewaren

Hoe bewaart u het overzicht over uw financiële administratie? Hoe zorgt u ervoor dat u alles terug kunt vinden? Hoe lang moet u documenten eigenlijk bewaren? Breng en houd het op orde met ons stappenplan.

Eén van de Nibud-vuistregels voor gezonde geldzaken is om uw administratie overzichtelijk in te richten én bij te houden. De vuistregel bestaat uit deze acties:

  • Bewaar uw administratie op een geordende manier, en houd het bij
    – eenmalig: administratie inrichten
    – dagelijks: (digitale) post openen
    – wekelijks: administratie bijwerken en betalingen doen
    – maandelijks: bijzonderheden doornemen (met partner)
    – jaarlijks: administratie grondig opruimen

Uit onderzoek blijkt dat mensen met een geordende administratie minder vaak betalingsachterstanden hebben, minder vaak een rekening over het hoofd zien en minder abonnementen hebben lopen waar ze niet meer vanaf wisten.

Stappenplan financiële administratie ordenen

In dit stappenplan leggen we u stap voor stap uit hoe u de administratie ordelijk opzet en bijhoudt.

Stap 1 – 7  beschrijven het opzetten van een goede administratie.
Stap 8 -11 beschrijven het onderhouden ervan.

U kunt er een handig persoonlijk overzicht bij invullen: de Nibud Bewaarwijzer. Eerst een globale uitleg? Bekijk dan deze video.

Stappenplan administratie bewaren

Een geordende financiële administratie geeft overzicht. Een duidelijk systeem helpt hierbij. Mensen die alles op één plek bewaren (bijv. alles op papier of op de computer) hebben meer overzicht dan mensen die documenten op verschillende plekken bewaren. Alles op één plek bewaren, is echter lastig te realiseren nu gegevens zowel per post, per e-mail en via mijn-omgevingen binnenkomen.

Kiest u voor een offline administratie (map met tabbladen) of online (op je computer, in de mail of op het internet)? De voor- en nadelen van beide systemen staan op een rijtje in dit document:

Bewaar de gegevens over hetzelfde onderwerp – bijvoorbeeld de zorgverzekering – bij elkaar. En zorg in ieder geval dat u voor uzelf duidelijk hebt waar u wat bewaart. De Nibud Bewaarwijzer waarin u aangeeft welke documenten u waar bewaart, kan hierbij helpen.

Als u ervoor kiest om belangrijke papieren en post te bewaren in een ordner of map, gebruik dan verschillende tabbladen voor uw vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften, garantiebewijzen et cetera. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die al betaald zijn of juist nog betaald moeten worden. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kunt u printen en zo ook in deze ordner bewaren.

Tips:

  • Als u de jaarafrekeningen van energie bewaart, kunt u ze over meerdere jaren vergelijken en zien of u hebt bespaard.
  • Sommige belangrijke papieren moet u verplicht een aantal jaren bewaren. In de Nibud-tabbladenset staat dit per onderwerp vermeld. U kunt de tabbladen in de winkel bestellen.

Maak op uw computer een hoofdmap aan met ‘Administratie’ met daarin submapjes, bijvoorbeeld voor alle inkomsten, huur/hypotheek, verzekeringen, energie, abonnementen et cetera. U kunt ook mapjes in de e-mail aanmaken. Veel documenten krijgt u al per mail toegestuurd.

Tip: Het is handig om dezelfde namen te gebruiken voor de mapjes in uw e-mail en op uw computer. Bijvoorbeeld ‘Belasting’ en daaronder de submapjes wegenbelasting, inkomstenbelasting etc. Dat voorkomt verwarring.

Brieven die u per post krijgt (bijvoorbeeld verzekeringspolissen) kunt u inscannen of er een foto van maken. Daarna zet u die in de juiste map. Download documenten vanuit de ‘mijn-omgeving’ en zet die in de juiste map.

Steeds meer contracten of accounts zijn op persoonlijke naam. Partners hebben bijvoorbeeld, naast een gezamenlijke rekening ook een eigen rekening (soms bij een andere bank) of een eigen ziektekostenverzekering of telefoonabonnement.

Voor het overzicht van de administratie is het daarom belangrijk dat u weet wie waar wat bewaart. Beide partners moeten overzicht hebben en weten waar belangrijke documenten te vinden zijn. Zorg bijvoorbeeld dat beide partners toegang hebben tot alle (gezamenlijke) documenten.

Tip: Laat alle administratie op een gezamenlijk e-mailadres binnenkomen. Dan bent u beiden op de hoogte van veranderingen en zijn de gezamenlijke zaken op één plek terug te vinden.

Om bij uw gegevens te komen, moet u vaak inloggen in een systeem van de betreffende organisatie: een mijn-omgeving. Er zijn veel mijn-omgevingen:  Mijn-overheid, Mijn-energie, Mijn-bank, Mijn-telefonie, Mijn-DUO, en noem maar op. Handig want in al deze mijn-omgevingen kunt u gegevens gemakkelijk terugvinden. Wat minder handig is dat je voor iedere mijn-omgeving vaak weer een ander wachtwoord gebruikt, die u moet onthouden en veilig moet bewaren.

Let op: de mijn-omgeving is vaak niet meer te bezoeken nadat u overgestapt bent naar een andere aanbieder, bijvoorbeeld een andere energieleverancier. Zijn er gegevens zoals jaaroverzichten die later nog wilt raadplegen? Zorg dan dat u deze tijdig downloadt en opslaat.

Bij websites van de overheid en in de zorg gaat inloggen via uw DigiD. Het is dan ook handig een DigiD aan te vragen als u dit nog niet heeft.

Uw persoonlijke DigiD bestaat uit een zelfgekozen gebruikersnaam en een wachtwoord. Vaak wordt er bij het inloggen een extra controlestap gevraagd, via sms of de DigiD-app . Soms is deze extra controlestap verplicht bij het inloggen.

Tips voor veilig omgaan met alle wachtwoorden en inloggegevens, leest u in stap 6.

Overheidsinstanties, zoals de Belastingdienst, kunnen u berichten sturen als er een melding voor u is, of als u iets moet doen. Dat is handig, zo kunt u niets vergeten. Maar: u moet om de berichten van MijnOverheid.nl te ontvangen eerst de Berichtenbox activeren.

Tip: Geef bij het aanvragen van het DigiD uw mailadres op en activeer de meldingen. Dan krijgt u een e-mailbericht als er nieuwe post van de overheid voor u is. Heeft u dit nog niet ingesteld? Ga dan naar mijnoverheid.nl en log in met uw DigiD. U kunt uw e-mailadres alsnog opgeven bij ‘Instellingen’. U kunt hier ook aangeven dat u meldingen wilt als u een bericht nog niet hebt gelezen (zet het knopje van UIT naar AAN).

Doe dit ook voor alle andere mijn-omgevingen, zoals de zorgverzekering of energiebedrijf. Het instellen van een melding gaat vaak niet automatisch, dat moet u zelf instellen.

Lees de berichten die u op deze manier ontvangt altijd meteen, beschouw ze als normale post. Meer hierover leest u in stap 7. Dagelijks post openen.

Doordat u op heel veel plekken moet inloggen met e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes, is het belangrijk dat u deze gegevens veilig opbergt en op een vaste plek bewaart. Dit kan natuurlijk op de computer, of op papier in een boekje bijvoorbeeld.

Maar het is veiliger om alle wachtwoorden op te slaan in een online wachtwoordenkluis. Veilige wachtwoorden kunt u laten genereren door een online wachtwoordentool. Bedenk ook goed welke gegevens u met wie wilt delen. Voorkom dat anderen eenvoudig bij uw gegevens komen. Anderzijds: het is wel belangrijk dat iemand bij uw documenten kan mocht u iets overkomen.

Maak e-mails en post die u ontvangt elke dag open. Dit geldt ook voor de berichten in mijn-omgevingen. Bepaal meteen wat u ermee moet doen:

  1. Betalen
  2. Controleren
  3. Reageren
  4. Bewaren van belangrijke documenten en gegevens
  5. Weggooien

Uw e-mail kunt u ook in twee stappen bijhouden: gooi direct weg waar u niets mee wilt of hoeft te doen en zet een mapje klaar: ‘nog verwerken’. Hierin plaatst u de berichten waar u op een later moment nog naar wilt kijken. Papieren post kunt u in een bakje leggen en wekelijks (bijvoorbeeld op een vast moment) verwerken. Zo raakt u geen belangrijke papieren en e-mails kwijt.

Tip: Voor nieuwsbrieven en informatie die u niet meer wil ontvangen kunt u zich afmelden. U kunt uw e-mail ook zo instellen, dat nieuwsbrieven rechtstreeks in het juiste (nieuwsbrieven-)mapje worden geplaatst, zonder dat u ze al geopend of gelezen heeft.

Plan een vast moment in de week om uw administratie bij te werken. En zet het in de (digitale) agenda zodat het een gewoonte wordt.

Betalen
Rekeningen moet u voor een bepaalde datum betalen. Te laat betalen kost vaak geld. Als u online uw bankzaken regelt, kunt u de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo wordt de rekening automatisch op tijd betaald.

Regelt u uw geldzaken niet digitaal en hoeft een rekening niet direct betaald te worden? Bewaar deze dan in een mapje ‘Nog te betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan. Kijk iedere keer als u uw administratie doet of u nog rekeningen moet betalen.

Controleren
Controleer als eerste uw (automatische) afschrijvingen. Zijn uw betalingen goed verwerkt en kloppen de bedragen? In internetbankieren zit een handige zoekfunctie, u kunt dan de transacties vergelijken met eerdere betalingen. Ook kunt u maandelijks gratis een overzicht van uw bij- en afschrijvingen downloaden. Als u dat prettig vindt, kunt u dit overzicht printen of bewaar het in de administratie op uw computer. Ontvangt u geen papieren afschriften meer en wilt u dat wel? U kunt dit tegen betaling aanvragen bij uw bank.

Check ook of u alle inkomsten hebt ontvangen. Zijn de toeslagen overgemaakt? Klopt het bedrag dat u van de winkel heeft ontvangen voor het terugsturen van spullen?

Controleren kan verder gaan, afhankelijk van wat u zelf prettig vindt. U kunt bijvoorbeeld ook nagaan hoeveel eigen risico u al heeft gebruikt voor uw zorgverzekering. Of nagaan of u nog voldoende saldo op uw OV-chipkaart heeft. Zijn er nog declaraties die u in kunt leveren bij uw werkgever?

Reageren
Op sommige post moet u (direct of binnen een bepaalde termijn) reageren. U moet bijvoorbeeld betalen of u aanmelden of uw gegevens aanpassen. Voorbeelden:

  • U wilt bezwaar maken tegen een beslissing van de gemeente.
  • U moet belastingaangifte doen.
  • U wordt uitgenodigd om een afspraak te maken om uw rijbewijs te vernieuwen
  • U ontvangt een notificatie per e-mail: open uw ‘mijn-omgeving’ om na te kijken wat er is veranderd of om welke bedragen het gaat.

Is het gelukt om te reageren? Bewaar een kopie van uw reactie in de administratie in de juiste (e-mail) map of achter het juiste tabblad van uw ordner.

Bewaren
Berg belangrijke documenten op in uw administratie in het juiste mapje of achter de juiste tabbladen. Zo raakt er niets zoek. Belangrijke documenten om te bewaren zijn:

  • hypotheek, jaaroverzichten, pensioengegevens
  • loonstrookjes of uitkeringsgegevens
  • belastingpapieren
  • verzekeringspolissen
  • testament
  • contracten van abonnementen (telefoon, leningen)
  • rekeningen
  • garantiebewijzen

Tip: Gegevens die relevant zijn voor de inkomstenbelasting (zoals bijvoorbeeld hypotheekgegevens, zorgkosten, studiekosten) moet u in ieder geval vijf jaar bewaren.

Tip: De Nibud-tabbladen verdelen uw administratie in 15 categorieën als woning, belasting en zorg. Op elk tabblad staat aangegeven welke documenten u erachter kunt bewaren. Daarnaast staan er per categorie een aantal tips zodat het bijhouden van uw administratie steeds makkelijker wordt. U kunt de tabbladen bestellen in de Nibud-webwinkel.

Neem maandelijks de tijd om na te gaan of er bijzonderheden zijn die aandacht vragen. U kunt terugkijken op de afgelopen maand, én vooruitkijken naar de komende maand. Als u een partner hebt, doe dit dan samen. Let bijvoorbeeld op:

  • Wat is het banksaldo?
  • Hoe vorderen eventuele spaardoelen?
  • Wie doet welke betalingen?
  • Staan er grote uitgaven op het programma? Moet de auto naar de APK? Gaat u vakantie boeken? Pak eventueel uw ingevulde jaarbegroting erbij om te bepalen of er een duurdere of goedkopere maand aan komt.

Zo kunt u voorkomen dat bijvoorbeeld roodstand ontstaat, of dat u een rekening over het hoofd ziet en er een betalingsachterstand ontstaat.

Jaarlijks uw administratie eens grondig opruimen is een goed idee om het overzichtelijk te houden. De maand maart is bijvoorbeeld een goed moment, dan moet u toch al bepaalde informatie opzoeken voor uw jaarlijkse belastingaangifte.

U hoeft niet alles eeuwig te bewaren. Gooi dus tijdens de jaarlijkse schoonmaak weg wat u niet meer nodig heeft. Dit geldt zowel voor een papieren als voor een digitale administratie. Bijvoorbeeld:

  • Na 1 jaar: verzekeringspolissen die niet meer gelden
  • Na 2 jaar: salaris- en uitkeringsstrookjes kunnen weg
  • Na 3 jaar: de jaarafrekeningen van energiebedrijven
  • Na 5 jaar: de belastingaangifte, definitieve aanslagen over toeslagen, pensioenoverzichten, jaaroverzichten van werk en uitkering

Deze schoonmaak is ook een goed moment om door uw verzekeringen en abonnementen te lopen. Zijn ze allemaal nog nodig? Maakt u er voldoende gebruik van? Kan het elders goedkoper?

E-mailcoaching Bewaar

Wilt u het stappenplan met hulp van wekelijkse e-mails doorlopen? Meld u dan aan voor de e-mailcoaching Bewaar. Met 8 wekelijkse mails helpen we u stap voor stap met praktische uitleg en tips voor het inrichten en bijhouden van uw administratie. De e-mailcoaching is helemaal gratis.

Nibud Vuistregels BewaaarNibud-vuistregels Check, Plan, Spaar, Bewaar

De vuistregel Bewaar is onderdeel van een set van vier. Samen heten ze de vuistregels Check, Plan, Spaar, Bewaar. Wie deze vuistregels uitvoert, heeft minder kans om in financiële problemen te komen.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

We hebben een apart e-mailadres voor alle financiële zaken. Het kostte wat tijd om het om te zetten, maar nu is het echt handig! ”

— Judith van der Graaf, Ede

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Anderen doen

Nibud Agenda 2021

Nibud Agenda 2021

Bewust omgaan met geld wordt vanzelfsprekend.

bestel › Product

Nibud Jaarplanner e-mailcoaching

Het hele jaar financieel fit met de tips, tools en reminders van het Nibud in uw mailbox.

lees meer › Tool

Grip op abonnementen

Stappenplan met tips bij afsluiten, administreren en opzeggen van abonnementen.

lees meer › Checklist

E-mailcoaching Bewaar

Acht weken lang tips en informatie via e-mail. Doe mee!

lees meer › Tool

Bewaarwijzer

Uw persoonlijke overzicht van al uw belangrijke documenten.

lees meer › Tool

Een gezamenlijke administratie

Hoe richt u dat in en welke afspraken maakt u samen? Een checklist.

lees meer › Checklist

E-mailcoaching Check, Plan, Spaar

12 weken lang gratis tips via mail en sms. Doe mee!

lees meer › Tool

Vuistregels Check, Plan, Spaar, Bewaar

Wat kunt u doen om geldproblemen te voorkomen? En hoe maakt u daar routine van?

lees meer › Artikel

Jaarlijks inkomsten en uitgaven plannen

Invulschema en stappenplan: aan de slag met uw eigen jaarbegroting.

lees meer › Stappenplan

Wekelijks saldo en uitgaven checken

Zo houdt u grip op uw geld en u kunt ingrijpen als dat nodig is. Volg ons stappenplan.

lees meer › Stappenplan

Maandelijks tien procent sparen

Hoe pakt u dat aan? Dit stappenplan helpt u om een vast bedrag per maand opzij te zetten.

lees meer › Stappenplan

Persoonlijk Budgetadvies

Rekentool: creëer overzicht in uw uitgaven, en vergelijk uzelf met met anderen.

lees meer › Tool