Administratie overzichtelijk bewaren

Hoe bewaart u het overzicht over uw financiële administratie? Hoe zorgt u ervoor dat u weet waar u alles terug kunt vinden?

Een Nibud-vuistregel is om uw administratie overzichtelijk in te richten én bij te houden. Uit onderzoek blijkt dat mensen met een geordende administratie minder vaak betalingsachterstanden hebben, minder vaak een rekening over het hoofd zien en minder abonnementen hebben lopen waar ze niet meer vanaf wisten.

In dit stappenplan leggen we u stap voor stap uit hoe u de administratie ordent. U kunt er een handig persoonlijk overzicht bij invullen: de Nibud Bewaarwijzer.

Stappenplan administratie bewaren

Een geordende financiële administratie helpt bij het krijgen van overzicht. Een duidelijk systeem helpt hierbij. Mensen die alles op één plek bewaren (bijv. alles op papier of op de computer) hebben meer overzicht dan mensen die documenten op verschillende plekken bewaren. Alles op één plek bewaren, is echter lastig te realiseren nu gegevens zowel per post, per e-mail en via mijn-omgevingen binnenkomen.

Kiest u voor een offline administratie (map met tabbladen) of online (op je computer, in de mail of op het internet)? De voor- en nadelen van beide systemen staan op een rijtje in dit document:

Zorg in ieder geval dat u voor uzelf duidelijk hebt waar u wat bewaart. En dat u de gegevens over hetzelfde onderwerp – bijvoorbeeld de zorgverzekering – bij elkaar bewaart.
De Nibud Bewaarwijzer waarin u aangeeft welke documenten waar worden bewaard, kan hierbij helpen.

Als u ervoor kiest om belangrijke papieren en post te bewaren in een ordner of map, gebruik dan verschillende tabbladen voor uw vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften, garantiebewijzen et cetera. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die al betaald zijn of juist nog betaald moeten worden. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kunt u printen en zo ook in deze ordner bewaren.

Tips:

  • Als u de jaarafrekeningen van energie bewaart, kunt u ze over meerdere jaren vergelijken en zien of u hebt bespaard.
  • Sommige belangrijke papieren moet je verplicht een aantal jaren bewaren. In de Nibud-tabbladenset staat dit per onderwerp vermeld. U kunt de tabbladen in de winkel bestellen, of gratis proberen met onderstaande download-versie:

Maak op uw computer een hoofdmap aan met ‘Administratie’ met daarin submapjes, bijvoorbeeld voor alle inkomsten, huur/hypotheek, verzekeringen, energie, abonnementen et cetera. U kunt ook mapjes in de e-mail aanmaken. Veel documenten krijgt u al per mail toegestuurd.

Tip: Het is handig om voor de naamgeving op de mapjes in uw e-mail en op uw computer dezelfde namen en onderverdeling aan te houden. Bijvoorbeeld ‘Belasting’ en daaronder de submapjes wegenbelasting, inkomstenbelasting etc. Dat voorkomt verwarring.

Brieven die u per post krijgt (bijvoorbeeld verzekeringspolissen) kunt u inscannen of er een foto van maken. Daarna zet u die in de juiste map. Download documenten vanuit de ‘mijn-omgeving’ en zet die in de juiste map.

Om bij uw gegevens te komen, moet u inloggen. Bij websites van de overheid en in de zorg kan dit via uw DigiD. Bij andere organisaties, zoals een telefoon- of energiemaatschappij, moet u een eigen inlog en wachtwoord aanmaken. Uw persoonlijke DigiD bestaat uit een zelfgekozen gebruikersnaam en een wachtwoord. U kunt bij het inloggen een extra controle stap via sms aanvragen (een gratis service). Soms is deze extra controle-stap verplicht bij het inloggen.

Er zijn veel mijn-omgevingen:  Mijn-overheid, Mijn-energie, Mijn-bank, Mijn-telefonie, Mijn-DUO, en noem maar op. Handig want in al deze mijn-omgevingen kunt u gegevens gemakkelijk terugvinden. Wat minder handig is dat je voor iedere mijn-omgeving vaak weer een ander wachtwoord gebruikt en dat de mijn-omgeving niet meer te bezoeken is nadat u overgestapt bent naar een andere aanbieder, bijvoorbeeld een andere energieleverancier.

Tip: Zorg dat u een melding krijgt van berichten die zijn verschenen in de mijn-omgeving. Dit gaat vaak niet automatisch, dit moet u zelf instellen.

Let op: Voor de berichten van MijnOverheid.nl moet u eerst de Berichtenbox activeren. Als u uw e-mailadres hebt opgegeven toen u uw account activeerde, krijgt u een e-mailbericht als er nieuwe post van de overheid voor u is. Doe dit ook voor alle andere mijn-omgevingen, zoals de zorgverzekering of energiebedrijf.

Tip: download de laatste gegevens van een mijn omgeving als u overstapt. Na overstap is de vorige mijn omgeving vaak niet meer in te zien.

Doordat u op heel veel plekken moet inloggen met e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes, is het belangrijk dat u deze gegevens veilig opbergt en op een vaste plek bewaart. Dit kan op de computer, of op papier in een boekje bijvoorbeeld.

Het is veiliger om alle wachtwoorden op te slaan in een online wachtwoordenkluis. Veilige wachtwoorden kunt u laten genereren door een online wachtwoordentool. Bedenk ook goed welke gegevens u met wie wilt delen. Voorkom dat anderen eenvoudig bij uw gegevens komen.

Maak e-mails en post die u ontvangt elke dag open. Bepaal meteen wat u ermee moet doen:

  1. Betalen
  2. Controleren
  3. Reageren
  4. Bewaren van belangrijke documenten en gegevens
  5. Weggooien

Uw e-mail kunt u ook in twee stappen bijhouden: gooi direct weg waar u niets mee wilt of hoeft te doen en zet een mapje klaar: ‘nog verwerken’. Hierin plaatst u de berichten waar u op een later moment nog naar wilt kijken. Papieren post kunt u in een bakje leggen en wekelijks (bijvoorbeeld op een vast moment) verwerken. Zo raakt u geen belangrijke papieren en e-mails kwijt.

Tip: Voor nieuwsbrieven en informatie die u niet meer wil ontvangen kunt u zich afmelden. U kunt uw e-mail ook zo instellen, dat nieuwsbrieven rechtstreeks in het juiste (nieuwsbrieven-)mapje worden geplaatst, zonder dat u ze al geopend of gelezen heeft.

Plan een vast moment in de week om uw administratie bij te werken. En zet het in de (digitale) agenda zodat het een gewoonte wordt.

Betalen
Rekeningen moet u voor een bepaalde datum betalen. Te laat betalen kost vaak geld. Als u online uw bankzaken regelt, kunt u de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo wordt de rekening automatisch op tijd betaald.

Regelt u uw geldzaken niet digitaal en hoeft een rekening niet direct betaald te worden? Bewaar deze dan in een mapje ‘Nog te betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan. Kijk iedere keer als u uw administratie doet of u nog rekeningen moet betalen.

Controleren
Controleer als eerste uw (automatische) afschrijvingen. Zijn uw betalingen goed verwerkt en kloppen de bedragen? In internetbankieren zit een handige zoekfunctie, u kunt dan de transacties vergelijken met eerdere betalingen. Ook kunt u maandelijks gratis een overzicht van uw bij- en afschrijvingen downloaden. Als u dat prettig vindt, kunt u dit overzicht printen of bewaar het in de administratie op uw computer. Ontvangt u geen papieren afschriften meer en wilt u dat wel? U kunt dit tegen betaling aanvragen bij uw bank.

Check ook of u alle inkomsten hebt ontvangen. Zijn de toeslagen overgemaakt? Klopt het bedrag dat u van de winkel heeft ontvangen voor het terugsturen van spullen?

Controleren kan verder gaan, afhankelijk van wat u zelf prettig vindt. U kunt bijvoorbeeld ook nagaan hoeveel eigen risico u al heeft gebruikt voor uw zorgverzekering. Of nagaan of u nog voldoende saldo op uw OV-chipkaart heeft. Zijn er nog declaraties die u in kunt leveren bij uw werkgever?

Reageren
Op sommige post moet u (direct of binnen een bepaalde termijn) reageren. U moet bijvoorbeeld betalen of u aanmelden of uw gegevens aanpassen. Voorbeelden:

  • U wilt bezwaar maken tegen een beslissing van de gemeente.
  • U moet belastingaangifte doen.
  • U wordt uitgenodigd om een afspraak te maken om uw rijbewijs te vernieuwen
  • U ontvangt een notificatie per e-mail: open uw ‘mijn-omgeving’ om na te kijken wat er is veranderd of om welke bedragen het gaat.

Is het gelukt om te reageren? Bewaar een kopie van uw reactie in de administratie in de juiste (e-mail) map of achter het juiste tabblad van uw ordner.

Bewaren
Berg belangrijke documenten op in uw administratie in het juiste mapje of achter de juiste tabbladen. Zo raakt er niets zoek. Belangrijke documenten om te bewaren zijn:

  • hypotheek, jaaroverzichten, pensioengegevens
  • loonstrookjes of uitkeringsgegevens
  • belastingpapieren
  • verzekeringspolissen
  • testament
  • contracten van abonnementen (telefoon, leningen)
  • rekeningen
  • garantiebewijzen

Tip: Gegevens die relevant zijn voor de inkomstenbelasting (zoals bijvoorbeeld hypotheekgegevens, zorgkosten, studiekosten) moet u in ieder geval vijf jaar bewaren.

Tip: De Nibud-tabbladen verdelen uw administratie in 15 categorieën als woning, belasting en zorg. Op elk tabblad staat aangegeven welke documenten u erachter kunt bewaren. Daarnaast staan er per categorie een aantal tips zodat het bijhouden van uw administratie steeds makkelijker wordt. U kunt de tabbladen bestellen in de Nibud-webwinkel of gratis proberen met onderstaande download-versie:

Steeds meer contracten of accounts zijn op persoonlijke naam. Partners hebben bijvoorbeeld, naast een gezamenlijke rekening ook een eigen rekening (soms bij een andere bank) of een eigen ziektekostenverzekering of telefoonabonnement.

Voor het overzicht van de administratie is het daarom zo belangrijk, dat u weet wie waar wat bewaart. Beide partners moeten overzicht hebben en weten waar belangrijke documenten kunnen worden teruggevonden. Zorg bijvoorbeeld dat beide partners toegang hebben tot alle (gezamenlijke) documenten. Laat bijvoorbeeld alle administratie op een gezamenlijk emailadres binnenkomen. Dan bent u beiden op de hoogte van veranderingen en zijn de gezamenlijke zaken op een plek terug te vinden.

E-mailcoaching Bewaar

Richt in 8 weken uw administratie in. Wekelijkse mails geven praktische uitleg en tips om slim overzicht te houden over uw financiële administratie. De e-mailcoaching is helemaal gratis.

Nibud Vuistregels BewaaarNibud-vuistregels Check, Plan, Spaar, Bewaar

De vuistregel Bewaar waar dit stappenplan een handleiding voor geeft, is onderdeel van een set van vier. Samen heten ze de vuistregels Check, Plan, Spaar, Bewaar. Wie deze vuistregels uitvoert, heeft minder kans om in financiële problemen te komen.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

We hebben een apart e-mailadres voor alle financiële zaken. Het kostte wat tijd om het om te zetten, maar nu is het echt handig! ”

— Judith van der Graaf, Ede

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Anderen doen

E-mailcoaching Bewaar

Acht weken lang tips en informatie via e-mail. Doe mee!

lees meer › Tool

Bewaarwijzer

Uw persoonlijke overzicht van al uw belangrijke documenten.

lees meer › Tool

Lezing Financiële (digitale) administratie

Lezing Financiële (digitale) administratie

Hoe kunnen mensen hun financiële administratie op orde houden?

meer info › Diensten

Een gezamenlijke administratie

Hoe richt u dat in en welke afspraken maakt u samen? Een checklist.

lees meer › Checklist

E-mailcoaching Check, Plan, Spaar

12 weken lang gratis tips via mail en sms. Doe mee!

lees meer › Tool

Vuistregels Check, Plan, Spaar, Bewaar

Wat kunt u doen om geldproblemen te voorkomen? En hoe maakt u daar routine van?

lees meer › Artikel

Jaarlijks inkomsten en uitgaven plannen

Invulschema en stappenplan: aan de slag met uw eigen jaarbegroting.

lees meer › Stappenplan

Wekelijks saldo en uitgaven checken

Zo houdt u grip op uw geld en u kunt ingrijpen als dat nodig is. Volg ons stappenplan.

lees meer › Stappenplan

Maandelijks tien procent sparen

Hoe pakt u dat aan? Dit stappenplan helpt u om een vast bedrag per maand opzij te zetten.

lees meer › Stappenplan

Geldzaken in de praktijk (2015)

Hoe organiseren Nederlanders hun geldzaken?

lees meer › Onderzoeksrapport

Vrijwilligers in de thuisadministratie

Het Nibud ondersteunt vrijwilligers(organisaties) en vergroot hun deskundigheid.

lees meer › Artikel

Persoonlijk Budgetadvies

Rekentool: creëer overzicht in uw uitgaven, en vergelijk uzelf met met anderen.

lees meer › Tool