Een gezamenlijke administratie

Bij een gezamenlijke huishouding hoort een gezamenlijke financiële administratie. Welke gegevens en informatie deelt u met elkaar? Met deze checklist maakt u samen duidelijke afspraken.

Als u samen financiële verplichtingen aangaat, bent u daar beiden verantwoordelijk voor. Doordat steeds meer organisaties digitaal communiceren (vaak persoonlijk, via e-mail, of ‘mijn-omgevingen’) is het niet altijd eenvoudig om het overzicht te bewaren.

Checklist gezamenlijke administratie

Gezamenlijk of persoonlijk?

Gaat u samenwonen? Dan is het belangrijk dat u samen bespreekt hoe de kosten worden verdeeld en wie wat betaalt.

Samenwonen betekent gezamenlijke uitgaven. Welke contracten wilt u samen afsluiten en welke zijn persoonlijk? Denk bijvoorbeeld aan een gezamenlijke ziektekostenverzekering of een individueel telefoonabonnement.

Sommige inkomsten en uitgaven en verplichtingen zijn altijd individueel zoals een loonstrookje, uw DigiD of de inbox van mijnoverheid.nl. Bespreek samen wat u met elkaar wilt delen en waar u beiden toegang tot wilt hebben.

Een en/of rekening

Voor de gezamenlijke kosten opent u een gezamenlijke bankrekening. Van deze rekening betaalt u bijvoorbeeld de vaste lasten en huishoudelijke uitgaven zoals de hypotheek, verzekeringen en boodschappen. Laat zoveel mogelijk vaste lasten via een automatische incasso afschrijven: zo voorkomt u dat u een rekening over het hoofd ziet. U kunt ook een gezamenlijke spaarrekening openen voor de vervanging van noodzakelijke uitgaven, zoals de (af)wasmachine.

Een manier om overzicht te houden is het gebruik van twee en/of rekeningen: één voor de vaste lasten (zonder pinpas) en één voor de huishoudelijke uitgaven met ieder een eigen pinpas. Meerdere bankrekeningen brengen wel extra kosten met zich mee.

Als u beiden de app voor mobiel bankieren heeft geïnstalleerd, houdt u allebei zicht op de gezamenlijke bankrekening en uitgaven Zo niet, zorg dan dat u beiden de inlogcodes kent voor online bankieren.

Een gezamenlijk e-mailadres

De administratie, zoals contracten, facturen en correspondentie van gezamenlijke uitgaven kunt u bijvoorbeeld koppelen aan een gezamenlijk e-mailadres. Het kost even wat werk om gegevens en e-mailadressen om te zetten, maar op deze manier houdt u beiden het overzicht. Maak mapjes aan in de mail-omgeving per organisatie zoals de energiemaatschappij, het telefoonabonnement of de ziektekostenverzekering.

U kunt ook correspondentie van ‘mijn-omgevingen’ koppelen aan dit e-mailadres, zoals van uw Ov-kaart of ziektekostenverzekering. Bedenk wat u graag voor uzelf wilt houden en wat voor u beiden relevant is.

Wachtwoorden

Hoe zorgt u ervoor dat u de wachtwoorden voor gemeenschappelijke zaken kunt terugvinden? Schrijf ze ergens veilig op, of bewaar ze digitaal, zodat u er beiden bijkunt. Een online wachtwoordenkluis is een mogelijke veilige oplossing. Houd het bestand actueel door aanvullingen en wijzigingen bij te houden.

Belangrijke papieren

Sommige post valt op de deurmat: een nieuwe verzekeringspolis of een pensioenoverzicht bijvoorbeeld. Of post waar u wat mee moet doen: een incidentele rekening betalen of bezwaar aantekenen tegen een plan van de gemeente. Declaraties die u kunt indienen bij de zorgverzekering of bij uw werkgever staan soms ook op papier. Spreek af op welke vaste plek u deze papieren verzamelt en wie het afhandelt. Bespreek ook wie waar wat bewaart, zodat u beiden weet waar u belangrijke documenten kunt terugvinden.

Een handig hulpmiddel om uw administratie overzichtelijk te ordenen is de Nibud-tabbladenset. U kunt deze set ook downloaden in een gratis online versie:

Jaarlijkse ‘check-up’

Een gezamenlijke financiële huishouding betekent ook samen vooruitkijken en keuzes maken voor de lange termijn. U heeft immers beiden inspraak en belangen in uw financiële toekomst. Een handig hulpmiddel hiervoor is de jaarbegroting.

Kies jaarlijks een moment waarop u alle inkomsten en uitgaven onder elkaar zet. Zo’n jaaroverzicht helpt u om keuzes te maken. Komt u uit? Is er iets in de inkomsten of uitgaven veranderd? Zijn alle toeslagen aangevraagd? Waar wilt u volgend jaar op besparen of juist voor gaan sparen?

Een handig moment is bijvoorbeeld na het invullen van de jaarlijkse belastingaangifte. Deze kunt u gezamenlijk of afzonderlijk doen.

18 %

geeft als reden voor een betalingsachterstand: het is aan mijn / onze aandacht ontsnapt.

Bron: Kans op financiële problemen (2016)

Blijf het bijhouden

Doet u thuis de financiële administratie? Neem dan eens in de twee maanden samen met uw partner de administratie door. Zo blijft de ander op de hoogte en dat kan problemen voorkomen. Veel mensen richten hun administratie wel in, maar gebruiken deze niet zoals ze zelf hebben bedacht. Zo kan het voorkomen dat u dingen over het hoofd ziet of ergens niet meer bijkan. Neem daarom regelmatig de tijd om de administratie bij te houden.

Als het anders loopt…

Er kan ook iets met een van u gebeuren, een ongeluk bijvoorbeeld of een ziekenhuisopname. Zorg daarom dat u het thuisfront niet laat puzzelen, maar dat alle benodigde informatie snel te vinden is. Dat scheelt een hoop stress en onnodige kosten.

Relaties en huishoudsamenstellingen kunnen veranderen. Het is verstandig om u hier van bewust te zijn en dit ook samen te bespreken. Een en/of rekening blijft van u samen, maar een e-mail-account kan worden afgeschermd met een nieuw wachtwoord. Sta er daarom ook bij stil dat u deelt waar dat handig is en privé houdt waar u dat prettig vindt.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Alle contracten en mijn-omgevingen zijn verdeeld over ons beiden en eigenlijk weten we niet goed hoe de ander dat geregeld heeft....niet handig!”

— Toine Grifhorst, Utrecht

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

E-mailcoaching Check, Plan, Spaar

12 weken lang gratis tips via mail en sms. Doe mee!

lees meer › Tool

Vuistregels Check, Plan, Spaar

Wat kunt u doen om geldproblemen te voorkomen? En hoe maakt u daar routine van?

lees meer › Artikel

Wekelijks saldo en uitgaven checken

Zo houdt u grip op uw geld en u kunt ingrijpen als dat nodig is. Volg ons stappenplan.

lees meer › Stappenplan

WerkZorgBerekenaar

Meer of minder werken? Met deze tool gaat u na wat dat betekent voor jullie inkomen.

lees meer › Tool

Een administratie inrichten

Grip op uw geld begint bij uw administratie: digitaal en/of op papier. Dit stappenplan helpt.

lees meer › Stappenplan

Geldzaken in de praktijk (2015)

Hoe organiseren Nederlanders hun geldzaken?

lees meer › Onderzoeksrapport

Vrijwilligers in de thuisadministratie

Het Nibud ondersteunt vrijwilligers(organisaties) en vergroot hun deskundigheid.

lees meer › Artikel

Samenwonen: wie betaalt wat?

Samenwonen of trouwen? Het Nibud helpt met het verdelen van de inkomsten en uitgaven.

lees meer › Artikel

Persoonlijk Budgetadvies

Creëer overzicht in uw uitgaven, en vergelijk uzelf met met andere huishoudens.

lees meer › Tool

In 4 stappen grip op geld

Uw financiën op orde krijgen én houden? Dit stappenplan biedt houvast.

lees meer › Stappenplan

Nabestaandenpensioen

Hoe ziet het inkomen van uw partner eruit als u overlijdt?

lees meer › Artikel