Een financiële administratie inrichten

Inzicht in uw geldzaken begint bij een geordende administratie. U kunt dan alles makkelijk terugvinden en dat geeft rust. Dit stappenplan helpt u op weg.

Een persoonlijke financiële administratie houdt u op uw computer bij (digitaal) of in een ordner met tabbladen (papier). Een combinatie kan ook: kies voor de manier die u het prettigst vindt in gebruik. Nu veel organisaties digitaal communiceren is dat niet altijd makkelijk. Het belangrijkste is dat u weet waar u alles kunt terugvinden. Noteer dat bijvoorbeeld in een overzicht dat u maakt met Excel, Word of een ander programma.

Stappenplan financiële administratie inrichten

Digitale administratie

Maak op uw computer een hoofdmap aan met ‘administratie’ met daarin submapjes, bijvoorbeeld een map voor alle inkomsten, voor huur/hypotheek, verzekeringen, energie, abonnementen et cetera. U kunt ook mapjes in de e-mail aanmaken. Veel documenten krijgt u al per mail toegestuurd. Download deze documenten en verplaatst ze naar een bestandenmap op uw computer.

Tip: Het is handig om voor de naamgeving op de mapjes in uw e-mail en op uw computer dezelfde namen en onderverdeling aan te houden. Bijvoorbeeld ‘Belasting’ en daaronder  de submapjes wegenbelasting, inkomstenbelasting etc.. Dat voorkomt verwarring.

Brieven die u per post krijgt (bijvoorbeeld verzekeringspolissen) kunt u inscannen of er een foto van maken. Daarna zet u die in de juiste map. Download documenten vanuit de ‘mijn-omgeving’ en zet die in de juiste map.

Mijn berichtenbox en andere mijn-omgevingen

Om bij uw gegevens te komen, dient u in te loggen. Bij websites van de overheid en in de zorg kan dit via uw DigiD. Bij andere organisaties, zoals een telefoon- of energiemaatschappij, moet u een eigen inlog en wachtwoord aanmaken. Uw persoonlijke DigiD bestaat uit een zelfgekozen gebruikersnaam en een wachtwoord. U kunt bij het inloggen een extra controle stap via sms aanvragen (een gratis service). Soms is deze extra controlestap verplicht bij het inloggen.

E-mail account voor uw administratie

Het kan handig zijn om een apart e-mailadres aan te maken voor uw persoonlijke administratie. Al uw informatie over abonnementen en persoonlijke omgevingen (zoals de Berichtenbox op mijnoverheid.nl of de informatie van uw telefoonmaatschappij, uw pensioenfonds et cetera) kunt u koppelen aan dit e-mailadres. De login-gegevens van dit mail-account kunt u eventueel delen met uw partner.

Tip: Maak een adres aan als: voorletter.achternaam-administratie@e-mail.com

Veilig bewaren

Doordat u op heel veel plekken moet inloggen met e-mailadressen, gebruikersnamen, wachtwoorden en pincodes, is het belangrijk dat u deze gegevens veilig opbergt en op een vaste plek bewaart. Dit kan op de computer, of op papier in een boekje bijvoorbeeld.

Het is veiliger om alle wachtwoorden op te slaan in een online wachtwoordenkluis. Veilige wachtwoorden kunt u laten genereren door een online wachtwoordentool. Bedenk ook goed welke gegevens u met wie wilt delen. Voorkom dat anderen eenvoudig bij uw gegevens komen.

Papieren administratie

U kunt ook alle rekeningen, belangrijke papieren en post bewaren in een ordner of map. Gebruik verschillende tabbladen voor uw vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften, garantiebewijzen et cetera. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die al betaald zijn of juist nog betaald moeten worden. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kunt u printen en zo ook in deze ordner bewaren.

Tips:

  • Als u de jaarafrekeningen van energie bewaart, kunt u ze over meerdere jaren vergelijken en zien of u hebt bespaard.
  • Sommige belangrijke papieren moet je verplicht een aantal jaren bewaren. In de Nibud tabbladenset staat dit per onderwerp vermeld. U kunt de tabbladen in de winkel bestellen, of gratis proberen met onderstaande download-versie:

Individueel of gezamenlijk?

Steeds meer contracten of accounts zijn op persoonlijke naam. Partners hebben bijvoorbeeld, naast een gezamenlijke rekening ook een eigen rekening (soms bij een andere bank) of een eigen ziektekostenverzekering of telefoonabonnement.

Voor het overzicht van de administratie is het daarom zo belangrijk, dat u weet wie waar wat bewaart. Beide partners moeten overzicht hebben en weten waar belangrijke documenten kunnen worden teruggevonden. Zorg bijvoorbeeld dat beide partners toegang hebben tot alle (gezamenlijke) documenten. Laat bijvoorbeeld alle administratie op een gezamenlijk emailadres binnenkomen. Dan bent u beiden op de hoogte van veranderingen en zijn de gezamenlijke zaken op een plek terug te vinden.

84 %

van de consumenten bewaart belangrijke papieren op een vaste plek

Bron: Geldzaken in de praktijk (2015)

Handige tips

  • Zorg dat gegevens over het zelfde onderwerp op dezelfde manier bewaart. Dus niet de ene keer de telefoonrekening afdrukken en de anderen keer in een map op de computer en weer een andere keer in de mijn-omgeving laten staan.
  • Stel bij de Berichtenbox en alle mijn-omgevingen in dat u een melding per e-mail krijgt als er iets verandert. Dan weet u dat u er inhoudelijk naar moet kijken.
  • Veel organisaties hebben naast een mijn-omgeving vaak ook een app. Denk aan de bank (mobielbankieren app) of telefoonmaatschappij. Zet dit soort ‘administratie apps’ bij elkaar en bekijk die 1x per week als u de financiële administratie bijwerkt.
  • Maak regelmatig een ‘back-up’ van uw bestanden.
  • Er zijn speciale programma’s om een financiële administratie bij te houden. Bijvoorbeeld AFAS Personal Plus (online) en de Cashflow Manager (offline).

U heeft nu uw administratie ingericht. Lees meer over de administratie bijhouden.

Tip: Wilt u hulp bij uw administratie? Informeer bij uw gemeente naar de mogelijkheden. Er zijn ook vrijwilligersorganisaties die gespecialiseerd zijn in thuisadministratie.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Ik doe mijn hele administratie nu digitaal. Het is even wennen, maar nu vind ik het heel handig, ik kan er overal bij! ”

— Gwenn de Soete, Schiedam

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Andere Doen

Een gezamenlijke administratie

Hoe richt u dat in en welke afspraken maakt u samen? Een checklist.

lees meer › Checklist

E-mailcoaching Check, Plan, Spaar

12 weken lang gratis tips via mail en sms. Doe mee!

lees meer › Tool

Vuistregels Check, Plan, Spaar

Wat kunt u doen om geldproblemen te voorkomen? En hoe maakt u daar routine van?

lees meer › Artikel

Wekelijks saldo en uitgaven checken

Zo houdt u grip op uw geld en u kunt ingrijpen als dat nodig is. Volg ons stappenplan.

lees meer › Stappenplan

Nibud-agenda 2018

Nibud-agenda 2018

Met tips, invulschema’s en stappenplannen.

bestel › Product

Geldzaken in de praktijk (2015)

Hoe organiseren Nederlanders hun geldzaken?

lees meer › Onderzoeksrapport

Vrijwilligers in de thuisadministratie

Het Nibud ondersteunt vrijwilligers(organisaties) en vergroot hun deskundigheid.

lees meer › Artikel

Persoonlijk Budgetadvies

Creëer overzicht in uw uitgaven, en vergelijk uzelf met met andere huishoudens.

lees meer › Tool

In 4 stappen grip op geld

Uw financiën op orde krijgen én houden? Dit stappenplan biedt houvast.

lees meer › Stappenplan

Bereken uw recht

Op welke toeslagen en landelijke subsidies heeft u recht?

lees meer › Artikel

Begroten en budgetteren

Een begroting geeft inzicht in uw persoonlijke financiën.

lees meer › Artikel

Geldzaken: bespreek het samen

Afspraken over geldzaken kunnen irritaties of problemen voorkomen.

lees meer › Artikel