Een (financiële) administratie bijhouden

Inzicht in uw geldzaken begint bij uw administratie. Uit onderzoek blijkt dat een ongeordende administratie de kans op financiële problemen vergroot. Alles verwerken hoeft met deze richtlijnen niet veel tijd te kosten.

Een financiële administratie houdt u bij op uw computer of in een ordner met tabbladen. Lees meer over het inrichten van uw administratie.

Als uw administratie handig is ingericht, is bijhouden niet ingewikkeld. Met een goed overzicht houdt u uw geldzaken in de hand en dat voorkomt onnodige kosten en stress. En dat geeft rust!

Regelmatig ordenen

Bijna dagelijks ontvangen we brieven, berichten en rekeningen, vaak via de e-mail maar ook via de brievenbus. Hoe gaat u hiermee om? U kunt uw administratie bijhouden zo vaak u dat zelf prettig vindt, maar neem in ieder geval er één keer per week de tijd voor. Kies bijvoorbeeld een vaste dag in de week of een rustig moment.

Aan de slag: inkomende berichten verwerken

Maak e-mails en post die u ontvangt elke dag open. Bepaal wat u er mee moet doen:

  1. Betalen
  2. Controleren
  3. Reageren
  4. Bewaren van belangrijke documenten en gegevens
  5. Weggooien

Uw e-mail kunt u ook in twee stappen bijhouden: gooi direct weg waar u niets mee wilt of hoeft te doen en zet een mapje klaar: ‘nog verwerken’. Hierin plaatst u de berichten waar u op een later moment nog naar wilt kijken. Papieren post kunt u in een bakje leggen. Zo raakt u geen belangrijke papieren en e-mails kwijt.

Rekeningen moet u voor een bepaalde datum betalen. Te laat betalen kost vaak geld. Als u online uw bankzaken regelt, kunt u de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo wordt de rekening automatisch op tijd betaald.

Regelt u uw geldzaken niet digitaal en hoeft een rekening niet direct betaald te worden? Bewaar deze dan in een mapje ‘Nog te betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan. Kijk iedere keer als u uw administratie doet of u nog rekeningen moet betalen.

Controleer als eerste uw (automatische) afschrijvingen. Zijn uw betalingen goed verwerkt en kloppen de bedragen? In internetbankieren zit een handige zoekfunctie, u kunt dan de transacties vergelijken met eerdere betalingen. Ook kunt u maandelijks gratis een overzicht van uw bij- en afschrijvingen downloaden. Als u dat prettig vindt, kunt u dit overzicht printen of bewaar het in de administratie op uw computer. Ontvangt u geen papieren afschriften meer en wilt u dat wel? U kunt dit tegen betaling aanvragen bij uw bank.

Check ook of u alle inkomsten hebt ontvangen. Zijn de toeslagen overgemaakt? Klopt het bedrag dat u van de winkel heeft ontvangen voor het terugsturen van spullen?

Controleren kan verder gaan, afhankelijk van wat u zelf prettig vindt. U kunt bijvoorbeeld ook nagaan hoeveel eigen risico u al heeft gebruikt voor uw zorgverzekering. Of nagaan of u nog voldoende saldo op uw OV-chipkaart heeft. Zijn er nog declaraties die u in kunt leveren bij uw werkgever?

Op sommige post moet u (direct) reageren. U moet bijvoorbeeld betalen of u aanmelden of uw gegevens aanpassen. Voorbeelden:

  • U wilt bezwaar maken tegen een beslissing van de gemeente.
  • U moet belastingaangifte doen.
  • U wordt uitgenodigd om een afspraak te maken om uw rijbewijs te vernieuwen
  • U ontvangt een notificatie per e-mail: open uw ‘mijn-omgeving’ om na te kijken wat er is veranderd of om welke bedragen het gaat.

Is het gelukt om te reageren? Bewaar een kopie van uw reactie in de administratie in de juiste (e-mail) map of achter het juiste tabblad van uw ordner.

Tip: Wilt u tijdig op de hoogte worden gesteld van nieuwe berichten die voor u klaarstaan? Bijvoorbeeld een rekening van de telefoonprovider of een bericht in de Berichtenbox van mijnoverheid.nl. U kunt vaak zelf bij uw instellingen aangeven hoe en hoe vaak u op de hoogte wilt worden gebracht (bijvoorbeeld via e-mail). Sommige organisaties versturen ook notificaties via sms, vraag dit na als u dit prettig vindt.

Selecteer wat u wilt bewaren, deleten of weggooien. Belangrijke documenten om te bewaren zijn:

  • hypotheek, jaaroverzichten, pensioengegevens
  • loonstrookjes of uitkeringsgegevens
  • belastingpapieren
  • verzekeringspolissen
  • testament
  • contracten van abonnementen (telefoon, leningen)
  • rekeningen
  • garantiebewijzen

Tip: Gegevens die relevant zijn voor de inkomstenbelasting (zoals bijvoorbeeld hypotheekgegevens, zorgkosten, studiekosten) moet u in ieder geval vijf jaar bewaren.

De informatie die u wilt bewaren bergt u op in uw administratie in het juiste mapje of achter de juiste tabbladen. Zo raakt er niets zoek.

Tip: De Nibud tabbladen verdelen uw administratie in 15 categorieën als woning, belasting en zorg. Op elk tabblad staat aangegeven welke documenten u erachter kunt bewaren. Daarnaast staan er per categorie een aantal tips zodat het bijhouden van uw administratie steeds makkelijker wordt.

Niet alle reclame of aanbiedingen zijn interessant. Selecteer wat u wilt bewaren, deleten of weggooien.

Post die niet belangrijk is kan bij het oud papier. De digitale versie kunt verwijderen, zo blijft uw inbox overzichtelijk.

Voor nieuwsbrieven en informatie die u niet meer wil ontvangen kunt u zich afmelden. U kunt uw e-mail ook zo instellen, dat nieuwsbrieven rechtstreeks in het juiste (nieuwsbrieven-)mapje worden geplaatst, zonder dat u ze al geopend of gelezen heeft.

Tip: Wilt u alleen geadresseerde post ontvangen? De officiële Nee/Nee- en Nee/Ja-stickers zijn bijna bij alle gemeentehuizen in Nederland (kosteloos) af te halen of via de website van uw gemeente (vaak gratis) kunt bestellen. De stickers zijn ook tegen betaling op internet te bestellen.

59 %

van de huishoudens werkt wekelijks of meerdere keren per week de administratie bij

Inzicht, overzicht en plannen

Als u regelmatig met uw financiële administratie aan de slag gaat, houdt u vanzelf meer grip op uw inkomsten en uitgaven. Dat geeft ook handvatten om voor de langere termijn keuzes te maken (plannen met geld).

Neem af en toe langer de tijd om de vaste lasten door te nemen. Kunt u ergens op besparen? Wanneer lopen contracten af? Wilt u een abonnement opzeggen?

Tip: Wilt u hulp bij uw administratie? Informeer bij uw gemeente naar de mogelijkheden. Er zijn ook vrijwilligersorganisaties die gespecialiseerd zijn in thuisadministratie.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Ik streef ernaar om mijn 'in-box' wekelijks helemaal leeg te maken. Dat dwingt me om te beslissen wat ik met een bericht moet doen. ”

— Otto den Hartog, Bodegraven

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Een gezamenlijke administratie

Hoe richt u dat in en welke afspraken maakt u samen?

lees meer › Artikel
16 november 2016

Toekomstdromen van facebook-volgers

lees meer › Blog
07 november 2016

Nibud: Check, Plan, Spaar. En verklein de kans op geldproblemen

lees meer › Persbericht

E-mailcoaching Check, Plan, Spaar

12 weken lang gratis tips via mail en sms. Doe mee!

lees meer › Tool

Vuistregels Check, Plan, Spaar

Wat kunt u doen om geldproblemen te voorkomen? En hoe maakt u daar routine van?

lees meer › Artikel

Jaarlijks inkomsten en uitgaven plannen

Invulschema en stappenplan: aan de slag met uw eigen jaarbegroting.

lees meer › Artikel

Wekelijks saldo en uitgaven checken

Zo houdt u grip op uw geld en u kunt ingrijpen als dat nodig is. Volg ons stappenplan.

lees meer › Artikel
18 oktober 2016

Grip op toekomstdromen

lees meer › Blog

Een administratie inrichten

Grip op uw geld begint bij uw administratie: digitaal en/of op papier.

lees meer › Artikel

Nibud-agenda 2017

Nibud-agenda 2017

Grip op Geld. Grip op Tijd. En Grip op Toekomstdromen.

bestel › Product

Koopkrachtberekenaar 2017

Prinsjesdag: ga na wat de regeringsplannen betekenen voor uw koopkracht in 2017.

lees meer › Tool

Soorten hypotheken

Wat zijn de verschillen tussen hypotheekvormen?

lees meer › Artikel