Een administratie bijhouden

Inzicht in uw geldzaken begint bij uw administratie. Als uw administratie op orde is, kunt u alles makkelijk terugvinden. Met een goed overzicht houdt u uw geldzaken in de hand. Met deze twee stappen zet u zelf een administratie op.

Stap 1. Hoe start ik met mijn administratie?

Een administratie houdt u bij in een ordner met tabbladen of digitaal op uw computer. Kies zelf voor een manier dat u het prettigst vindt werken.

Een papieren administratie

Hierin verzamelt u alle rekeningen en belangrijke post. In een ordner of map kunt u tabbladen maken voor uw vaste lasten, loonstrookjes, toeslagen, verzekeringen, bankafschriften, garantiebewijzen et cetera. Maak een duidelijk onderscheid tussen rekeningen die al betaald zijn of juist nog betaald moeten worden. Digitale rekeningen of belangrijke e-mails kunt u printen en zo ook in deze ordner bewaren.

Tips:

  • Sommige belangrijke papieren moet je verplicht een aantal jaren bewaren. In de Nibud tabbladenset staat dit per onderwerp vermeld.
  • Als u de jaarafrekeningen van energie bewaart, kunt u ze over meerdere jaren vergelijken en zien of u hebt bespaard.

Een digitale administratie

Een digitale administratie werkt hetzelfde als een administratie op papier. U maakt op uw computer een hoofdmap aan met ‘administratie’. In plaats van papieren tabbladen maakt u onder de hoofdmap andere mappen aan. Zoals bijvoorbeeld een map voor bankafschriften of loonstrookjes. In deze mappen bewaart u alle digitale bestanden. Er zijn ook speciale programma’s om een financiële administratie bij te houden. Bijvoorbeeld AFAS Personal Plus (online) en de Cashflow Manager (offline).

Tips:

  • Heeft u graag alle belangrijke papieren digitaal? Maak scans of foto’s van de papieren versies en bewaar ze in de juiste map op uw computer.
  • Maak in uw e-mailaccount mapjes aan waarin u belangrijke mailtjes bewaart.
  • Zorg dat u regelmatig een ‘back-up’ maakt van uw bestanden. Zo blijft uw digitale administratie goed bewaard. Bewaar digitale codes op een voor u handige plek.

Met een (digitale) map heeft u altijd snel inzicht in uw administratie.

Stap 2. Uw administratie bijhouden

Rekeningen ontvangt u per post of via de e-mail. U kunt uw gegevens vaak ook digitaal inzien op een eigen ‘mijn’-pagina met een inlogcode. Houd ongeveer eens per week uw administratie bij wanneer het u uitkomt. Kies bijvoorbeeld een vaste dag in de week. Het bijhouden van een administratie hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn of veel tijd te kosten.

59 %

van de huishoudens werkt wekelijks of meerdere keren per week de administratie bij

Wat te doen met inkomende (digitale) post?

Bekijk de post meteen en ruim uw post en e-mail minimaal één keer per week op. Dan weet u zeker dat u geen belangrijke papieren en e-mails kwijtraakt. Rekeningen kunnen zo op tijd worden betaald.

Sorteer wat u wel en niet gaat bewaren. Maak onderscheid tussen post waarop u moet reageren, die u moet betalen, bewaren of die u gewoon kunt weggooien.

  1. Reageren

Op sommige post moet u (direct) reageren. Als u bijvoorbeeld bezwaar wilt maken tegen een beslissing van de gemeente. Of u moet belastingaangifte doen. Is het gelukt om te reageren? Bewaar een kopie van uw reactie in de administratie achter het juiste tabblad.

  1. Betalen

Bijna alle rekeningen moet u voor een bepaalde datum betalen. Te laat betalen kost vaak geld. Schrijf op de rekening wanneer u het geld precies heeft overgemaakt. Als u via internetbankieren geld overmaakt staat de datum er automatisch bij. Bewaar de betaalde rekening in uw administratie.

Betaalt u een rekening niet meteen? Stop deze dan achter een tabblad ‘Nog betalen’. Bewaar de rekeningen die als eerste betaald moeten worden vooraan. De rekeningen die u niet meteen moet betalen, kunnen achterin. Kijk iedere keer als u uw administratie doet of u nog rekeningen moet betalen. Als u online uw bankzaken regelt, kunt u de betaling vast klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo wordt de rekening automatisch betaald.

Bekijk regelmatig uw (digitale) bankafschriften. Controleer of uw betalingen goed zijn verwerkt en of de bedragen kloppen. Bewaar de afschriften in uw administratie achter het juiste tabblad. Ontvangt u geen papieren afschriften meer en wilt u dat wel? U kunt dit tegen betaling aanvragen bij uw bank. Met internetbankieren kunt u maandelijks gratis een overzicht van uw bij- en afschrijvingen downloaden. Print dit overzicht uit voor uw administratie of bewaar het in de administratie op uw computer.

  1. Bewaren of weggooien

Een groot deel van de post bestaat uit informatie. Niet alle reclame of aanbiedingen zijn interessant voor u. Bewaar de belangrijke post en de rest kan bij het oud papier. De digitale versie kunt u gewoon verwijderen, zo blijft uw inbox overzichtelijk. De informatie die u wel wilt bewaren bergt u op in uw administratie achter het juiste tabblad. Zo raakt er niets zoek.

Belangrijke papieren om te bewaren in uw administratie zijn:

  • hypotheek, jaaroverzichten, pensioengegevens
  • loonstrookjes of uitkeringsgegevens
  • belastingpapieren
  • verzekeringspolissen
  • testament
  • contracten van abonnementen (telefoon, leningen)
  • rekeningen
  • garantiebewijzen

Tip: Wilt u hulp bij uw administratie? Informeer bij uw gemeente naar de mogelijkheden. Er zijn ook vrijwilligersorganisaties die gespecialiseerd zijn in thuisadministratie.

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Ik weet nu precies hoeveel ik aan wonen kan en wil besteden. Dat biedt zekerheid bij het afsluiten van een hypotheek.”

— Sandra Hoedemaker uit Beuningen

Contact

U kunt op verschillende manieren contact opnemen met het Nibud.

Ga verder

Soorten hypotheken

Wat zijn de verschillen tussen hypotheekvormen?

lees meer › Artikel
26 februari 2016

Gemiddeld gezin geeft op schrikkeldag 60 euro extra uit

lees meer › Persbericht

Vrijwilligers uit Twente geholpen met praktische training

Vrijwilligers uit Twente volgden de Nibud-basistraining 'Helpen met de thuisadministratie'.

lees meer › Praktijkverhaal
05 februari 2016

De digitalisering van onze geldzaken

lees meer › Blog

Geldzaken in de praktijk (2015)

Nibud-onderzoek: 'Geldzaken in de praktijk 2015'

lees meer › Onderzoeksrapport
07 december 2015

Huishoudens staan minder vaak rood dan 10 jaar geleden

lees meer › Nieuwsbericht
07 oktober 2015

“Dat is dan 98 euro.” Oeps!

lees meer › Blog
07 oktober 2015

Jetta Klijnsma volgt Nibud-workshop ‘Helpen met de thuisadministratie’

lees meer › Persbericht
14 september 2015

Preventie en aanpak schulden schieten ernstig tekort

lees meer › Persbericht
11 september 2015

Nibud helpt met bezuinigen

lees meer › Persbericht
07 september 2015

Van Aftrekposten tot Zwangerschapsuitkering

lees meer › Blog
26 augustusus 2015

Afblijven of opeten?

lees meer › Blog