Goede administratie geeft inzicht

Uw brievenbus vult zich dagelijks met folders, kranten, brieven en afschriften. Maak er een gewoonte van om post dagelijks open te maken. Wat u niet nodig heeft, doet u bij het oud papier. Post zoals rekeningen of salarisbrieven legt u apart.

Een vaste plek

Als u deze post niet direct verwerkt, bewaar het dan op een vaste plek, bijvoorbeeld uw bureau of tafel. Door post tijdig te verwerken, houdt u overzicht. De rekeningen worden op tijd betaald en belangrijke papieren zijn makkelijk terug te vinden.

Wat heeft u nodig?

Voor een overzichtelijke administratie heeft u in ieder geval nodig:

• ordner met tabbladen
• vaste plaats in huis om post en papieren te bewaren
• een account voor internetbankieren
• eventueel mapje voor bankafschriften

Houd ongeveer eens per week uw administratie bij. Kies daarvoor een geschikt moment, bijvoorbeeld als de kinderen naar school zijn. Lees alle brieven door en sorteer als volgt:

1. Bewaren

Een groot deel van de post bestaat uit kennisgevingen: een eindafrekening van het energiebedrijf, een overzicht van de betaalde hypotheekrente of een bericht over huurverhoging. Ook zit er vaak reclame tussen, bijvoorbeeld van de bank of verzekeringsmaatschappij. Bent u niet geïnteresseerd in hun aanbiedingen, dan kan deze post bij het oud papier. De rest bergt u op in de ordner. Sorteer de post op afzender en stop alles achter het juiste tabblad. Zo raakt er niets zoek.

2. Betalen

Op bijna alle rekeningen staat een vervaldatum; de datum waarop het bedrag betaald moet zijn. Houd bij wanneer u het geld overmaakt. U verstuurt de betaling via internet of doet de acceptgiro op de post en de rekening gaat in de ordner. Betaalt u een rekening niet direct, stop deze dan achter een tabblad Nog betalen en sorteer deze rekeningen op vervaldatum. Kijk telkens als u uw administratie doet of u nog openstaande rekeningen hebt.

Als u internetbankiert kunt u de betaling klaarzetten met de betaaldatum erbij. Zo hoeft u er niet meer aan te denken zonder dat u alles direct hoeft te betalen.

3. Afschriften

Controleer op de bankafschriften of online afschrijvingen of uw betaalopdrachten goed zijn verwerkt en of de bedragen kloppen. Berg de afschriften dan op. Als u geen papieren afschriften (meer) ontvangt, maar dat wel graag wilt, kunt u dat aanvragen bij uw bank.

Neem voor internetbankieren een vast moment waarop u de bij- en afschrijvingen naloopt.

4. Reageren

Op sommige post moet u reageren. U moet bijvoorbeeld belastingaangifte doen, of u wilt bezwaar maken tegen een beslissing van de gemeente. Bijna altijd is daar een reactietermijn aan verbonden zoals deze staat vermeld in de brief. Lukt het u niet om de gevraagde actie te ondernemen, vraag dan hulp. Bewaar een kopie van uw reactie in de ordner achter het juiste tabblad.

Taakverdeling

Doet uw partner meestal de administratie? Neem ook af en toe (bijvoorbeeld eens in de twee maanden) samen de administratie door. U bent er immers beiden verantwoordelijk voor.

Handig

Als u uw geldzaken liever digitaal regelt, is de Nibud Cashflow Manager een handig hulpmiddel. U kunt een persoonlijke begroting maken waarbij de Nibud-referentiecijfers een belangrijke basis zijn. Zo wordt duidelijk of u meer of juist minder uitgeeft aan bepaalde posten dan vergelijkbare huishoudens.